Virtuális kiküldetés
A virtuális kiküldetési kérelem majdnem azonos a rendes, utazással járó kiküldetési kérelemmel, csak itt a Kiküldetés adatai részben az utazással kapcsolatos adatok helyett a virtuális rendezvény adatait kell megadni. A kérdőív alapesetben intézeti dolgozóra, általában a kitöltőre vonatkozik. Ha külső dolgozónak kíván kiküldetést kérni, állítsa át a választót a cím alatt. Külső dolgozók önmaguk is kitölthetik a kérdőívet bejelentkezés nélkül, a https://ugyint.wigner.mta.hu/kikuldetes/ címen. A külső dolgozók kiküldetési rendelvénye nem kerül bele az adatbázisba; el kell menteni, és a kapott .wur kiterjesztésű fájlt el kell küldeni a Wigneres kapcsolattartónak, aki a Mentett kiküldetés betöltése menüpont használatával beviszi a rendszerbe a kiküldetési kérelmet. A kiküldetés saját gépre való elmentése ( MENTÉS gomb a Rendezvény adatai fölött) a Wigner-dolgozók számára is rendelkezésre áll, és megkönnyíti a kiküldetési rendelvény szerkesztését. FIGYELEM! A MENTÉS gomb megnyomására a kiküldetési kérelem még nem kerül be az Ügyintéző Rendszerbe! Ehhez az alul található ELKÜLD gombot kell használnia! Az ELKÜLD gomb a külső dolgozók számára elérhető felületen nem található meg.
FIGYELEM! A PROGRAM HELYES MŰKÖDÉSÉHEZ ENGEDÉLYEZZE A JAVASCRIPTEK FUTTATÁSÁT AZ OLDALON!
A kérdőív első blokkja a kiküldetést kérő és a rendezvény adatai. Amennyiben a kiküldetési kérelmet Wigner-dolgozó -- általában saját maga -- részére tölti ki, a rendszer automatkusan beírja az utoljára megadott személyes adatokat. Nem-Wigneres dolgozónak kért virtuális kiküldetés esetén lehetősége van korábbi kiküldetésből beolvasni a külső dolgozó adatait. Kérjük, adja meg mobiltelefonszámát, hogy probléma esetén az ügyintéző minél előbb elérhesse önt! A kiküldetés kezdete és vége dátum-mezőkben a naptár-alkalmazásból választhatja ki a kívánt dátumokat. Ha nem jelenik meg a naptár amikor a mezőbe kattint, kérem, használja az ÉÉÉÉ-HH-NN dátum-formátumot, ahol ÉÉÉÉ az év, HH a hónap (kétjegyű), NN a nap (kétjegyű). A program a kezdet- és végdátumból automatikusan kiszámolja a kiküldetés napjainak számát, de ezt az értéket ön módosíthatja.
A kiküldetés költségtervénél csak a regisztrációs díj, és az esetleges egyéb kiadások (pl. konferencia proceedings) tervezett költségét kell megadni. A regisztrációnál meg kell adni az összegét, a deviza nemét, és aktuális árfolyamát, ezekből áll össze a regisztráció költsége. Minden nem-nulla költséghez meg kell adnia egy költségviselő témaszámot: kezdje el írni a témaszámot a témaszám-rovatban, majd az automata kiegészítő beindulása után válassza ki a témaszámot, és a témavezetőt, akivel az utazás finanaszírozását megbeszélte. Ha az automata kiegészítő nem működik, csak a témaszámot írja be; ilyen esetben a következő, megerősítő képernyőn majd kell kiválasztania a megadott témaszám engedélyezőjét. Az így kiválasztott engedélyező email-t fog kapni az engedélyezésre váró kiküldetési kérelemről.
Figyelem! Egy témának több engedélyezője is lehet, de a vezető engedélyezőt (ha van) vastag szedés jelzi az engedélyezők névsorában. Válassza a vezető engedélyezőt a kiküldetés engedélyezésére, és csak az ő engedélyével válasszon helyettes engedélyezőt, különben az utazási kérelmét el fogják utasítani!.
Ha egy költséget nem a Wigner FK fedez, a Témaszám-oszlopba írjon egy S betűt.
Külső dolgozók kiküldetési rendelvényéhez további személyi adatokat kell megadni, amelyek szükségesek a kiküldetés elszámolásához, ezért a mezők nagy részét kötelező kitölteni. A kiutazónak továbbá el kell fogadnia a Wigner Kiküldetési Szabályzatát. A szabályzatot a megadott linken, vagy a Wigner Dokumentum.szerveren lehet elérni. Ha a külső dolgozó kiküldetési rendelvényét Wigner kapcsolattartója tölti ki, az ő felelőssége, hogy a szabályzatot megismertesse a kiutazóval, és elfogadtassa vele. Ez tükröződik a kiküldetési rendelvény űrlapon is.
Egyéb megjegyzéseit a rendezvénnyel kapcsolatban a Megjegyzés rovatba írhatja.
Az ELKÜLD gomb megnyomása után a rendszer ellenőrzi, hogy megadta-e az összes kötelező adatot. Amennyiben igen, a kiküldetés megadott adatai kiíródnak ellenőrzésre. Ha a témavezető-kiválasztó rendszer nem működött önnek, itt kell megadnia a megadott témaszámokhoz a megfelelő témavezetőket.